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什么是呼叫中心?

1.定義與概念

呼叫中心(英文Call Center或Call Centre)也叫客戶服務(wù)中心之類的,早期的呼叫中心就是些熱線電話、咨詢電話,由受過訓(xùn)練的話務(wù)員專門接聽處理來電客戶的各類問題如咨詢、投訴、建議,其實就是一個電話機、一個筆再加一個本子等。

現(xiàn)代呼叫中心已經(jīng)涉及到了計算機(軟硬件)技術(shù)、Internet技術(shù)、計算機電話集成技術(shù)(CTI)、數(shù)據(jù)倉庫(商業(yè)智能BI)技術(shù)、客戶關(guān)系管理(CRM)技術(shù)、交換機(PBX)通訊技術(shù)、企業(yè)ERP技術(shù)和企業(yè)管理、項目管理、團隊管理等諸多方面的內(nèi)容。它已經(jīng)成為一個統(tǒng)一、高效的服務(wù)工作平臺,它將企業(yè)內(nèi)分屬各職能部門集中(注意:Center就是中心之意,就是集中的含義)在一個統(tǒng)一的對外聯(lián)系的窗口,集中化地安置坐席,采用統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)服務(wù)模式,為用戶提供系統(tǒng)化、智能化、人性化的服務(wù)。呼叫中心已經(jīng)成為與企業(yè)連為一體的一個完整的綜合信息服務(wù)系統(tǒng),是現(xiàn)代企業(yè)運營不可或缺的一部分,同時也成為企業(yè)間競爭的有力工具。

近年來隨著計算機技術(shù)的普及及軟硬件價格的走低,呼叫中心已經(jīng)從一些由高端貴族企業(yè)轉(zhuǎn)向平民化應(yīng)用,呼叫中心已經(jīng)開始走向普及。

2.呼叫中心的分類

按呼叫類型分

1).呼入型:受理電話呼入的如客戶投訴、報修、訂單受理等。

2).呼出型:手工呼出電話營銷、自動外呼系統(tǒng)、語音通知系統(tǒng)等。

3).混合型:綜合功能型的呼叫中心。

按運營模式分

1).自建型:企業(yè)自建,完全掌控呼叫中心的所有數(shù)據(jù)信息,一次性投資。這種模式為絕大多數(shù)大中型企業(yè)所使用,隨著呼叫中心價格的下降,越來越多的小企業(yè)也使用該模式。

2).外包型:由某公司建立一個大型的呼叫中心,再租賃給其他公司使用,包括租賃號碼線路、軟件、設(shè)備及租賃坐席,坐席集中固定某處。

3).虛擬型:由某公司建立一個大型的呼叫中心,再租賃給其他公司使用,包括租賃號碼線路、軟件、設(shè)備,但坐席還是由各個的公司在各自的辦公室使用,一般是通過互聯(lián)網(wǎng)使用。比較適合小型短期的應(yīng)用,如技術(shù)要求不高的soho辦公。

按硬件技術(shù)分

1).數(shù)字交換機式呼叫中心:如avaya、西門子大型交換機,適合大型的呼叫中心應(yīng)用,如移動公司上千人的呼叫中心。

2).板卡式呼叫中心:由PCI語音卡+PC機+呼叫中心系統(tǒng)軟件組合。特點:擴容方便,使用靈活,價格適中,比較適合中小企業(yè),搭建200坐席規(guī)模的呼叫中心也不在話下。

3).一體機式呼叫中心:也有點類似于板卡式,不過客戶無需考慮買PC機了,類似于一個整體,可以想象成一個黑盒-提供一個打包的東西,內(nèi)部是什么我們不必知道。使用方便了些,但似乎擴展性差了些。

其他

當(dāng)然還有一些其他的分類比如按行業(yè)分,等等。

值得注意的是,目前市場上也出現(xiàn)一些簡單類型的應(yīng)用系統(tǒng)(比如只能彈屏+錄音),也稱之為呼叫中心,按筆者的觀點,嚴(yán)格意義上來講,不應(yīng)該算呼叫中心,我們認(rèn)為呼叫中心至少應(yīng)該具備IVR、ACD、排隊、坐席分機管理等標(biāo)準(zhǔn)功能之后才能稱之為呼叫中心。

 

3.呼叫中心的幾大關(guān)鍵技術(shù)

1).通話錄音

實時硬件語音解壓縮,自動增益去噪,完整記錄客戶來電或外撥的通話內(nèi)容,超長時間數(shù)字化地保存。

2).自動呼叫分配(ACD:Automatic Call Distribution)

ACD系統(tǒng)是呼叫中心有別于一般熱線電話系統(tǒng)及普通交換機自動應(yīng)答系統(tǒng)的重要標(biāo)志,也是決定呼叫中心規(guī)模以及系統(tǒng)質(zhì)量的重要部分,它是呼叫中心智能化的標(biāo)志之一。ACD可以成批的處理來話,過多的來電可轉(zhuǎn)入排隊或留言,按客戶自助選擇的服務(wù)方式或按預(yù)先設(shè)定路由規(guī)則將來電轉(zhuǎn)接給座席。ACD方式可以通過呼叫中心平臺軟件的管理界面靈活進行設(shè)置。

了解更多:什么是ACD? >> 小靈呼ACD功能介紹 >> 小靈呼高級ACD功能(智能轉(zhuǎn)接) >>

3).交互式語音應(yīng)答(IVR:Interactive Voice Response)

呼叫中心通過IVR可以和客戶進行全程自動應(yīng)答,這種菜單式的導(dǎo)航功能可以做得非常復(fù)雜和智能化。這也是呼叫中心區(qū)別于普通電話交換機集團電話的顯著標(biāo)志。

了解更多:什么是IVR? >> 小靈呼IVR功能介紹 >>

4).座席管理

呼叫中心的工作人員被稱為坐席、座席或業(yè)務(wù)代表,座席組成的小組被稱為座席組(業(yè)務(wù)組)。一個呼叫中心小到一兩個坐席,多到成百上千個坐席,而小企業(yè)和大企業(yè)的小部門也可以根據(jù)需要,非常經(jīng)濟地建立一個只有幾個業(yè)務(wù)組的小型呼叫中心。坐席分技能組可以和IVR及ACD功能進行有機結(jié)合。

呼叫中心需要對這些座席進行有效的權(quán)限管理,比如數(shù)據(jù)訪問權(quán)限、功能操作權(quán)限、分級管理。

另外呼叫中心座席管理還應(yīng)具備呼叫中心的一些特色功能如:三方通話、監(jiān)聽、強插、強拆等功能。

了解更多:座席功能-基本型 >> 座席功能-增強型 >>

4.呼叫中心的發(fā)展趨勢

現(xiàn)代呼叫中心除以上關(guān)鍵技術(shù)外,有著成為一個綜合信息化系統(tǒng)發(fā)展趨勢,故往往集成了以下技術(shù):

1).CRM技術(shù)

集成客戶關(guān)系管理理念,因為本身呼叫中心也是為客戶服務(wù)所立,集成CRM的一些技術(shù)也是理所當(dāng)然,比如客戶來電自動彈出信息即來電彈屏popup-screen就是一種很好的客戶服務(wù)的方式。

2).數(shù)據(jù)倉庫商業(yè)智能(BI)技術(shù)

利用BI技術(shù),如圖表展現(xiàn)、鉆取、切片等,對累積的大量歷史數(shù)據(jù)(呼叫信息、客戶信息等)進行數(shù)據(jù)分析、預(yù)測挖掘處理,找出其中的內(nèi)在規(guī)律或潛在的商業(yè)價值,支持管理者進行決策。由傳統(tǒng)的為用計算機解決手工勞動或客戶資料查詢向從歷史數(shù)據(jù)中分析挖掘有價值數(shù)據(jù)的管理決策應(yīng)用轉(zhuǎn)變。這一點上,小靈呼已經(jīng)走在了前面,小靈呼的呼叫中心平臺軟件LCall已集成小靈呼公司成功研制的具備核心知識產(chǎn)權(quán)的通用商業(yè)智能數(shù)據(jù)分析處理引擎LQuery,為用戶方管理層提供全方位的管理決策支持

3).Internet技術(shù)

基于互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)的發(fā)展,呼叫中心應(yīng)該具有和Internet互聯(lián)互通的功能,為CTI定義了新的含義即Computer Telecommunication Internet,呼叫中心和Internet互通,這類的實現(xiàn)應(yīng)用有Web呼叫中心等。小靈呼的網(wǎng)站回呼產(chǎn)品LCallback也是一種呼叫中心的Web應(yīng)用

4).IP技術(shù)

基于互聯(lián)網(wǎng)實現(xiàn)如VoIP電話、IP傳真、視頻會議、電子商務(wù)等功能,將呼叫中心和其有機結(jié)合,以較低的代價打造更為貼身的多樣化服務(wù)。

5).統(tǒng)一通信技術(shù)

將傳統(tǒng)的SMS短信、email郵件、fax傳真、電話會議等技術(shù)融于呼叫中心系統(tǒng)中。

6).多種市場營銷技術(shù)

發(fā)展增值業(yè)務(wù),使呼叫中心系統(tǒng)從成本中心向利潤中心的轉(zhuǎn)變,比如:出租座席、信息臺、廣告、催繳費、代收代付、促銷。

結(jié)束語:

隨著“以客戶為中心”的商業(yè)理念逐漸深入人心,相信本身基于為客戶服務(wù)而設(shè)立的呼叫中心系統(tǒng)功能將越來越強大,必將在企業(yè)核心業(yè)務(wù)系統(tǒng)中占據(jù)更重要的地位。(注:小靈呼原創(chuàng),請注明出處)